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Hace unas semanas, tuve una discusión interesante en LinkedIn sobre el valor de las reuniones. El intercambio comenzó con esta publicación, en el que desglosé el costo de una reunión de 90 minutos a la que acababa de asistir. Al prorratear los salarios de todos los involucrados, calculé que la hora y media gastada le costó a nuestra empresa $1,826. Luego le pregunté a la persona que lo manejaba si creía que valía la pena.
Ya no tuvimos esa reunión.
En los muchos comentarios en la publicación, algunas personas estuvieron de acuerdo conmigo y ofrecieron cosas como incluir el costo de una reunión en cada invitación. Otros mencionaron cómo hicieron cálculos similares en consultas y citaron costos anuales astronómicos para sus negocios. Sin embargo, una cohorte de comentarios notables no fue tan grande en mi idea de contar costos y señaló que poner una cantidad en dólares en todo lo que hacemos era «la forma de pensar de los años 50», y que realmente no se puede poner un precio. sobre la inteligencia colectiva. Eso es bastante justo porque las reuniones brindan la oportunidad de un aprendizaje cooperativo y difícil de medir.
De todos modos, la conversación me hizo pensar en mi productividad antes de nuestra era de reuniones constantes. Piense en la escuela secundaria, o incluso en la universidad, cuando iba a la biblioteca a investigar, leer y tal vez escribir un artículo completo. Sin distracciones, tuviste tiempo para lograrlo. Y cuando salió de la biblioteca en bicicleta, se sintió libre de estrés al saber que realmente había completado una tarea.
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En el mundo de los negocios, nuestros momentos más productivos son a menudo cuando recreamos esa experiencia de biblioteca mágica: estirar cuando no estamos actualizando constantemente las bandejas de entrada o yendo a reuniones. Algunas personas vienen a las 5 de la mañana a buscarlo, mientras que otros usan la semana entre Navidad y Año Nuevo para este propósito (ya que la mayoría de la gente no lo tiene).
Así que me pregunté: «¿Cómo podemos hacer que el tiempo uno a uno sea una parte integral de nuestro negocio?» Para averiguarlo, llevamos a cabo una encuesta de compromiso de los empleados y la mayoría de ellos expresaron interés: querían tener la oportunidad de concentrarse en sus tareas sin las distracciones de las reuniones regulares. Así que se nos ocurrió la idea de una “semana tranquila”, una semana sin reuniones, sin “todos” programados, sin uno a uno y sin “almuerzo y aprendizaje”. Sería tiempo ininterrumpido de GSD («hacer cosas»), con parte de la motivación gerencial pudiendo determinar cómo afectaba la productividad.
Tuvimos nuestra primera Semana Tranquila a principios de julio. Descubrí que con alrededor de 13 semanas por trimestre, podríamos tomar 12 para hacer negocios como de costumbre y reservar una para este nuevo propósito.
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Los comentarios que recibimos después fueron alucinantes. Los empleados estaban emocionados de aplicarse en un entorno particularmente libre de estrés o libre de FOMO, para ponerse al día con los artículos pequeños y/o eliminar los atrasos inactivos. Un miembro del personal dijo que la semana ofrecía la oportunidad de estudiar para obtener una certificación de accesibilidad web, otro observó que una semana sin interrupciones generaba un estado de cambio constante que facilitaba la eliminación de proyectos de larga duración, obsoletos y, a menudo, más complicados.
En resumen, la respuesta del equipo fue extremadamente positiva y dejó en claro que tal descanso realmente puede aumentar la productividad. Ahora hemos hecho de Quiet Week un elemento básico trimestral, dando tiempo a todo el equipo para ponerse al día, planificar para el próximo trimestre, tomarse un tiempo libre y revitalizarse y reenfocarse en general.
Si esto parece aplicarse a su negocio, aquí hay algunos consejos para que comience con el pie derecho:
- Consulta tu calendario: Busque un momento en el que tenga sentido bajar la cabeza (obviamente, no desea programarlo durante el momento más ocupado de la temporada). Las semanas que comienzan con un lunes festivo son generalmente buenas candidatas.
- Avisar al equipo con antelación: Un aviso con dos o tres meses de anticipación es ideal. De esta manera, la gente sabe que debe terminar todas las campañas de alta colaboración antes de que comience la Semana Tranquila y retrasar cualquier proyecto nuevo hasta después.
- Un comienzo suave (si es necesario): Si no está seguro de que el negocio pueda funcionar bien durante una semana completa y tranquila, intente con un día tranquilo o incluso unas pocas horas. De esta manera, los empleados siempre pueden beneficiarse de algún tiempo de concentración, y usted/los gerentes pueden medir los resultados gradualmente.
- Tener una devolución: Sea proactivo en la solicitud de ideas y sugerencias. Si las respuestas resultan ser como las nuestras, reflejarán una apreciación real, un reconocimiento de menos estrés y más energía para seguir adelante, tanto durante la semana como después.