¿Tiene una estructura de gestión matricial y cree que su gestión del rendimiento podría necesitar un impulso? Desafortunadamente, nunca hay una respuesta clara para mejorar el desempeño de los empleados, y una estructura matricial suele ser confusa.
Pero al comprender los desafíos de administrar una organización matricial y seguir nuestras recomendaciones para una mejor gestión del desempeño, usted y sus empleados se sentirán más alineados, conectados y funcionales.
¿Qué es una estructura de gestión matricial?
Una estructura de gestión matricial es una estructura organizativa en la que los empleados informan a múltiples gerentes y donde el énfasis está en los equipos multifuncionales y la colaboración.
En las organizaciones matriciales, la cadena de mando está segmentada en dos carriles y un empleado informa a dos gerentes separados que son igualmente responsables del desempeño. Por lo general, un gerente tiene una función administrativa, como finanzas, recursos humanos, tecnología de la información, ventas o marketing. El otro trabaja en una unidad de negocio relacionada con un producto, servicio, cliente o geografía.
Las estructuras matriciales contrastan con los modelos jerárquicos donde el control del negocio está centralizado y los empleados reportan a un gerente que está en una cadena de mando unidireccional. Este tipo de estructura tiene una inspiración militar y, a menudo, puede crear silos en torno a productos, regiones, departamentos y clientes.
Desafíos de la estructura de gestión de la matriz
Una estructura organizativa matricial permite a las empresas colaborar fácilmente entre departamentos, operar con mayor agilidad, mejorar la comunicación del equipo y desarrollar a los empleados. Además, debido a que los equipos y los empleados se comparten entre proyectos, la estructura matricial significa que los recursos se utilizan de manera más eficiente.
Sin embargo, muchos desafíos que operan en una estructura interfuncional de estilo matricial pueden traer a un negocio.
Gestión de múltiples relaciones jerárquicas
En una organización matricial, los empleados tendrán múltiples gerentes que son igualmente responsables de diferentes aspectos de su trabajo. Esto puede dificultar el establecimiento de líneas claras de comunicación y responsabilidad, lo que puede afectar la gestión del desempeño.
Conflicto de prioridades y objetivos
Con múltiples relaciones de informes, los empleados reciben prioridades y objetivos en conflicto de diferentes gerentes. Esto puede generar confusión y frustración, lo que dificulta la gestión y la medición del rendimiento.
Identificar y medir el desempeño.
Puede ser difícil identificar y medir el desempeño en una organización matricial, especialmente si los empleados trabajan en varios proyectos o equipos. Además, sin métricas de desempeño claras, puede ser difícil evaluar con precisión el desempeño individual.
falta de visibilidad
Los gerentes pueden tener una visibilidad limitada del trabajo que los empleados están haciendo para otros equipos o departamentos, lo que dificulta la evaluación del desempeño.
Garantice la consistencia
Con múltiples gerentes, puede ser difícil garantizar la coherencia de las prácticas de gestión del desempeño en toda la organización. Esto puede generar confusión y frustración en los empleados, lo que puede afectar el desempeño y el compromiso de los empleados.
Suministre realimentación
Proporcionar comentarios rápidos y efectivos puede ser un desafío en una organización matricial, especialmente si los empleados trabajan de forma remota o en diferentes zonas horarias.
Cuatro consejos para mejorar la gestión del desempeño en las organizaciones matriciales
1. Alinear metas y objetivos
Búsqueda por McKinsey descubrió que solo un pequeño porcentaje de los empleados de la matriz tienen claros sus objetivos, en comparación con el 60% de los empleados en una estructura organizacional más tradicional. Las responsabilidades poco claras pueden afectar el desempeño laboral, la satisfacción de los empleados y crear cuellos de botella, y McKinsey afirma que «los roles claros y responsables se encuentran entre los impulsores más importantes de la salud organizacional».
Para contrarrestar esto, los líderes deben centrarse en crear objetivos claros, específicos, alcanzables, alcanzables y con plazos determinados, que ayuden a los empleados a tener una comprensión clara de sus responsabilidades. Además, los objetivos deben medirse (lo cual es facilitado por un sistema centralizado de gestión del desempeño), para que el progreso de los empleados pueda ser rastreado y evaluado.
El seguimiento y la gestión de objetivos y OKR es sencillo con Focus, donde cada empleado puede establecer objetivos, realizar un seguimiento del progreso y tomar medidas para alcanzarlos, independientemente de la estructura de informes.
Es importante que todos tengan visibilidad de las prioridades de los demás para garantizar la claridad y la transparencia y, al mismo tiempo, poder actualizar esos objetivos en el flujo de trabajo.
2. Implementar retroalimentación de desempeño continua y efectiva
Una estructura matricial significa que los empleados a menudo trabajan en varios proyectos y hacen malabarismos con múltiples tareas para diferentes equipos mientras informan a dos gerentes diferentes. Una situación como esta dificulta que los gerentes y líderes midan el desempeño de los empleados. Para el empleado, puede ser difícil entender ante quién es responsable y quién es responsable de su desempeño.
Una de las formas comprobadas de proporcionar comentarios valiosos y continuos es a través de entrevistas individuales efectivas. En 15Five, puede tener horarios individuales recurrentes con varios colegas, independientemente del rol o nivel. Por ejemplo, si un empleado tiene dos gerentes a los que reportan para diferentes proyectos, existe una manera clara y simplificada de organizar regularmente puntos de conversación, acciones y próximos pasos.
Ahora los gerentes y empleados se sienten equipados para concentrarse en las cosas correctas, lo que lleva a niveles más altos de desempeño y compromiso.
Los registros asincrónicos regulares también son cruciales para que las organizaciones matriciales mantengan a los equipos alineados y monitoreen el progreso de múltiples iniciativas mientras ahorran tiempo al evitar horas de reuniones por semana.
Cuando la retroalimentación del desempeño se usa de manera efectiva, tiene la capacidad de hacer crecer y desarrollar a los empleados y retenerlos a largo plazo, mejorar la confianza y la comunicación, y fortalecer el vínculo entre los empleados y los gerentes.
3. Realizar evaluaciones de 360 grados
Para garantizar que la retroalimentación tenga impacto en una estructura de estilo matricial, los líderes deben adoptar un modelo 360 que asuma la responsabilidad exclusiva de la retroalimentación de un solo gerente y se base en revisiones de pares y retroalimentación de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo para ayudar a formar una evaluación más holística de el empleado. Las revisiones personales, de gerentes, de pares y/o de abajo hacia arriba son una excelente manera de evaluar el desempeño de manera integral.
También puede reducir el sesgo en su proceso de evaluación evaluando las habilidades por rol y permitiendo que varios gerentes evalúen a un solo empleado.
En una organización de estilo matricial, es probable que tenga varios gerentes que necesitan proporcionar comentarios y tener visibilidad del desempeño de sus empleados. En 15Five, es fácil agregar gerentes adicionales a un ciclo de revisión de desempeño para sus empleados, de modo que, independientemente de la estructura de informes, obtenga una imagen completa del desempeño de una manera justa y eficiente. Si los equipos y los roles cambian con frecuencia, también puede tener flexibilidad al asignar algunos revisores como líderes predeterminados y otros solo para ciertos ciclos de revisión.
Un gran beneficio de las evaluaciones 360 es ayudar a identificar las necesidades de desarrollo a nivel individual y organizacional. Esto genera temas comunes que el empleado puede utilizar para el crecimiento y el desarrollo al tiempo que garantiza que los empleados que cambian de departamento o función accedan al desarrollo continuo en toda la organización.
4. Crea pautas de comunicación claras
En una organización matricial, existe confusión sobre los roles y responsabilidades debido al hecho de que los empleados reportan a más de un gerente. Como hemos visto, esto genera confusión e incertidumbre sobre las expectativas. Sin pautas de comunicación, los empleados corren el riesgo de operar en silos y abrir caminos para la confusión y el conflicto, y ningún gerente quiere quedar atrapado en medio del árbitro.
Para abordar este problema, las empresas deben crear e implementar pautas de comunicación claras que faciliten que los empleados entiendan a quién contactar para pedir consejo, cuál es la mejor manera de contactar a esa persona, cómo trabajarán con cada gerente, la frecuencia 1 a 1 y qué se espera de estas conversaciones, y cómo se medirá y documentará el progreso de los empleados, lo que suele suceder en un sistema de gestión del desempeño que permite la doble entrada.
Además de los controles regulares y las entrevistas individuales que son fundamentales para fortalecer la relación gerente-empleado, en 15Five comenzamos cada relación empleado-gerente con un Best Self Kick Off para garantizar la seguridad psicológica.
La ventaja para las organizaciones de estilo matricial es que puede realizar estas reuniones con la frecuencia que desee y documentar cosas importantes como el estilo de trabajo, las fortalezas, las preferencias de comunicación, etc.
Preguntado por las ventajas de formar parte de diferentes equipos, investigación de McKinsey descubrió que los empleados de la supermatriz tenían el doble de probabilidades que los empleados de la matriz liviana de decir que sus organizaciones los ayudaron no solo a colaborar de manera más efectiva con sus colegas, hacer su mejor trabajo y servir bien a los clientes, sino también a impulsar la innovación de abajo hacia arriba.
Dado que la colaboración multifuncional es un objetivo clave de las organizaciones matriciales, es aún más importante garantizar la claridad de la comunicación a medida que los equipos se centran en la resolución de problemas mientras trabajan en diferentes departamentos.
Al utilizar un software de gestión del desempeño que proporciona una plataforma única para realizar entrevistas y auditorías individuales, realizar un seguimiento y administrar los OKR, y tiene funciones de administración adicionales para revisiones de desempeño totalmente alineadas, la administración de empleados en una organización de estilo matricial se vuelve más eficiente y eficiente. Regístrese para una prueba gratuita de 15Five para comenzar.
