Las entrevistas uno a uno son una parte esencial de la gestión del desempeño. La reunión entre un gerente y su informe directo es un tiempo ininterrumpido y preprogramado para discutir proyectos de trabajo, resolver problemas, eliminar bloqueos y discutir metas profesionales y desarrollo de carrera.
No hay un modelo único a seguir. Pero al usar el marco que se describe a continuación, sacará el máximo provecho de sus entrevistas individuales y organizará una reunión personalizada que satisfaga las necesidades de su organización y sus subordinados directos.
La parte más crucial de usar este modelo individual es crear un espacio donde los empleados se sientan cómodos discutiendo su desempeño laboral y cualquier inquietud o problema. Así es cómo.
Modelo individual: cómo organizar reuniones efectivas
Establece una cadencia regular
Una cadencia regular de reuniones garantiza que los gerentes y los subordinados directos se mantengan conectados y desarrollen una buena relación de trabajo. La conexión ayuda a mantener a los empleados comprometidos al mismo tiempo que permite que los problemas se aborden de forma rutinaria en lugar de dejar que se acumulen frustraciones. Las entrevistas individuales preprogramadas también ayudan a los empleados a prepararse mentalmente y ayudan a los líderes ocupados a administrar su tiempo de manera efectiva.
La frecuencia con la que se reúna con su informe directo depende de la experiencia de su equipo. Por ejemplo, con empleados más nuevos o más jóvenes, tenga reuniones individuales una vez por semana. Para los empleados más experimentados que necesitan menos apoyo, es posible que desee tener entrevistas individuales cada dos meses.
Algunos gerentes pueden dedicar un día entero a sus entrevistas individuales, mientras que otros pueden sentirse más cómodos y productivos programando grabaciones durante toda una semana. Uno de los principales beneficios de programar entrevistas uno a uno el mismo día es que es más fácil para los líderes recopilar la información de su equipo y liberar el resto de la semana para otro trabajo.
Independientemente de cómo aborde una cadencia de reunión uno a uno, asegúrese de que sea el mejor momento que se ajuste a sus necesidades y las de sus subordinados directos.
Hacer presentaciones y conversaciones.
Tener una conversación cortés contribuye en gran medida a establecer una buena relación y generar confianza con sus subordinados directos. Las relaciones laborales más profundas ayudan a fomentar una cultura de comunicación abierta y compromiso de los empleados. Por lo tanto, es esencial asegurarse de que su empleado se sienta cómodo hablando libremente y sin repercusiones.
Un simple ‘¿Cómo estuvo tu fin de semana?’ abre la puerta a una conversación natural y ayuda a los empleados a relajarse y sentirse cómodos, marcando la pauta durante la sesión. Luego, haga un seguimiento con más preguntas abiertas que tengan como objetivo permitir que el informe directo comparta comentarios o problemas constructivos.
Antes de profundizar en los detalles de las metas y prioridades, recomendamos celebrar una victoria con su subordinado directo. Puede variar desde «Me encantó la pregunta reflexiva y atractiva que le hizo a la empresa» hasta «Manejó esta cuenta de manera muy profesional». Entiendo que fue difícil, así que bien hecho.
Discutir los objetivos y las prioridades principales
Las empresas bien organizadas y eficientes utilizan el establecimiento de objetivos para obtener resultados. Los objetivos tienen muchos marcos, pero dos de los más comunes son los KPI y los OKR. Gallup dice que los empleados involucrados en el establecimiento de metas con su gerente son casi 4 veces más probable participar en su papel.
Por lo tanto, verifique con su subordinado directo cómo va su trabajo y qué progreso han logrado hacia sus objetivos desde su última conversación. Aquí hay algunas indicaciones para ayudarlo:
- ¿Cómo ha sido desde nuestro último cara a cara?
- ¿Sobre qué estás más emocionado ahora mismo?
- ¿Qué ha estado pasando contigo últimamente?
- ¿Qué crees que salió bien esta semana?
- ¿Ha encontrado alguna dificultad desde nuestra última conversación?
- ¿Cuáles son sus prioridades hasta que nos volvamos a encontrar?
Para ayudarlo a mantener toda la información en un solo lugar, el software de gestión del rendimiento integrado viene con una funcionalidad de gestión individual integrada para mantener a todos alineados.
Las reuniones uno a uno son principalmente para discutir los logros laborales y el desarrollo personal, pero es posible que los empleados deseen discutir problemas interpersonales relacionados con un proyecto o departamento.
Recuerde que es su trabajo escuchar, ofrecer apoyo, resolver problemas, no juzgar. Si una conversación parece estar por encima de su nivel de pago, siéntase libre de documentar la discusión y derivarla a su propio gerente o departamento de recursos humanos.
Compartir comentarios
Ahora que ha escuchado a su informe directo y ha hecho preguntas abiertas para comprender mejor su perspectiva, es hora de agregar su perspectiva. Una persona a persona es una situación ideal para compartir comentarios honestos, prácticos y específicos basados en la información de su empleado. Al comprender la situación, puede colaborar, identificar causas y encontrar soluciones.
Una advertencia: la retroalimentación puede ser difícil de acertar. Siga estos sencillos pasos para asegurarse de proporcionar comentarios efectivos que inspiren y empoderen a sus empleados en lugar de desconectarlos y desmotivarlos.
- Se específico. «¡Tu trabajo es genial!» es mucho menos útil que «Pensé que la copia que escribiste para la reciente campaña en las redes sociales invitaba a la reflexión y era atractiva».
- Ofrecer consejo. Use sus habilidades de liderazgo para mostrarle a su subordinado directo el camino a seguir. Por ejemplo, “Me di cuenta de que no cumpliste con los últimos dos plazos de copia de las redes sociales. Me encantaría trabajar con usted en la gestión del tiempo para ayudarlo a completar sus tareas de manera oportuna.
- Ser profesional. Dependiendo de los comentarios que proporcione, un empleado puede ponerse a la defensiva. Es bueno. Manténgase profesional y muestre empatía y apoyo. Tenga en cuenta que los comentarios muy inesperados nunca deberían ocurrir: las entrevistas individuales regulares y la gerencia comprometida mitigan las sorpresas.
- Mantenlo en privado. Los líderes no deben chismear sobre los empleados. Mantén tu información para ti mismo.
- Permitir seguimiento. Dele a su informe directo el espacio para digerir los comentarios y hacer preguntas de seguimiento.
Crear elementos de acción
Los elementos de acción establecen expectativas y prioridades claras mientras ayudan a los empleados a saber exactamente lo que necesitan lograr y mejorar. Al definir elementos de acción, configura su informe directo para el éxito. Además, los elementos de acción ayudan a mejorar el desarrollo profesional de un subordinado directo y les brindan algo en lo que trabajar antes de su próxima reunión.
No existe mejor estrategia de coaching que brindar a los subordinados directos un desarrollo profesional efectivo. Utilice esta plantilla individual como guía para sus propias conversaciones o descárguela si necesita más ayuda.